Kommunikation im Business

In Meetings stilsicher verhalten!

Liebe Leser/innen

gehen Sie gerne auf Meetings, oder denken Sie eher, dass Meetings reine Zeitverschwendung sind?

Meetings sind wichtig, um sich auszutauschen und im Team einen gemeinsamen Nenner – im Projekt, bei Terminabstimmungen und der Bewältigung von Herausforderungen – zu finden. Ich bin jedoch der Meinung, dass viele Meetings viel effizienter, wertschätzender und zum Wohl aller Teilnehmer/innen ablaufen würden, wenn im Vorfeld gemeinsam entsprechende „Regeln“ festgelegt werden.

Sehr oft coache ich leitende Angestellte darin, wie sie Meetings mit unterschiedlichen Teilnehmern zielorientiert, stilsicher und authentisch durchführen, damit das Meeting Spaß macht und einen Mehrwert für alle Beteiligten darstellt. Dazu nachfolgend meine 5 Tipps:

Tipp Nr. 1 „Meet & Greet“

Beginnen Sie Meetings immer mit einer kurzen Vorstellungsrunde, selbst wenn sich die Teilnehmer schon kennen. Das ist eine wunderbare Gelegenheit, Stimmungen festzuhalten und sich besser zu verstehen. Starten Sie das Meeting mit einer spontanen Frage, wie zum Beispiel „Übrigens: Wer kommt alles aus XY?“, oder, „Wer hat heute schon gelacht?“

Nutzen Sie die Gelegenheit auch dafür, dass die Teilnehmer ihre Wünsche beisteuern können. Wechseln Sie im Team regelmäßig die Teamleitung, damit Sie auch introvertierten, schüchternen und neuen Kollegen die Chance geben, sich einzubringen. So stärken Sie von Anfang an den Teamgeist.

Tipp Nr. 2 „Gemeinsame Planung“

Legen Sie im Vorfeld gemeinsam kurz eine Agenda mit drei bis vier Punkten fest, aber beharren Sie nicht steif darauf. Flexibilität ist das Zauberwort.

Ordnen Sie die Punkte nach der aktuellen Dringlichkeit und den wichtigen Themen des Teams. Lassen Sie genügend Puffer zwischen den Themen und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um gemeinsam Lösungen zu finden. Fragen Sie jedes Mitglied im Team nach seiner Meinung und Lösungsidee.

Tipp Nr. 3 „Wertschätzende Kommunikation“

Alpha-Tiere und Menschen, die sich gerne reden hören, gibt es überall. Einseitige Kommunikation macht aber keinen Spaß. Für mich als Trainerin war das am Anfang eine Lernaufgabe, abzuwarten bis meine Teilnehmer von selbst auf Lösungen kamen. Es gibt Menschen, die denken schneller, und es gibt Menschen, die brauchen etwas mehr Zeit. Wenn Sie zu den ungeduldigen Menschen gehören, fallen Sie niemanden ins Wort.

Legen Sie auch verbindliche Kommunikationsregeln im Sinne der wirkungsvollen Kommunikation im Meeting fest. Dazu gehören:

  • Ich lasse jeden ausreden.
  • Ich höre richtig zu und hin und urteile nicht, sondern nehme die Aussage als wertfreie Meinung.
  • Ich stelle Fragen, wenn ich etwas nicht verstanden habe.
  • Ich kommuniziere immer in ICH Botschaften und sage, welches Gefühl ich habe.
  • Ich stelle niemanden bloß.

Tipp Nr. 4 „Toleranz, Takt und Rücksichtnahme“

Pläne, worüber im Meeting gesprochen werden soll, oder angesetzte Zeiten können sich kurzfristig ändern.  Haben Sie Verständnis, wenn einige Kollegen dann nicht teilnehmen können. Verabschieden Sie sich von der Perfektionismus-Falle, wir werden nie alles einhundert Prozent richtig machen oder jeden für uns gewinnen.

Gutes Benehmen ist jedoch für jedes Meeting wichtig. Dazu gehören:

  • Verständnis, dass sich Pläne eventuell ändern können
  • Rücksichtnahme auf neue und schüchterne Kollegen und diese ermutigen, etwas zu sagen mit einem Wort der Anerkennung
  • Toleranz gegenüber anderen Ideen, Meinungen und Ansichten
  • Taktgefühl wahren und niemanden vor den anderen heruntermachen
  • Keine Revierkämpfe oder Machtspiele
  • Gemeinschaftsgefühl: darauf achten, dass jeder etwas sagen kann und jeder gehört wird

Tipp Nr. 5 „Keine Nebenschauplätze“

Achten Sie darauf, dass bei jedem Teilnehmer das Handy möglichst auf lautlos ist. Telefonieren Sie nicht während des Meetings und checken Sie auch keine E-Mails. Zollen Sie dem Meetingleiter durch 100% Präsenz und 100% Commitment Respekt. Reden Sie nicht ständig dazwischen.

Blocken Sie sich entsprechende Zeit als festen Team-Event. Neue Themen, die während der Diskussionsrunde aufkommen, schieben Sie bitte fürs nächste Meeting auf. Achten Sie auf 100% Klarheit im Team, um gemeinsam die Unternehmens- und Persönlichkeitsziele von jedem Team-Mitglied umzusetzen.

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